系统概述

随着计算机技术的不断提高，数据信息处理技术有了空前的发展，人工管理方式逐渐向计算机管理方式转变。宿舍管理也应该变得更加信息化、时代化，节省人力物力，从而提高工作效率。宿舍管理系统包括系统管理、宿舍管理、住宿管理、人员管理、水电费管理、资产管理、低耗品管理、卫生管理、违纪管理、维修管理、出入管理、报表管理和数据库管理等。

宿舍管理系统实现用计算机来管理宿舍和员工的信息，把宿舍管理部门的工作人员从日常繁杂的事务中解脱出来。通过使用宿舍管理系统可以提高企业宿舍管理部门的工作效率；减少不必要的人力，物力和财力的支出；方便宿舍管理部门的工作人员全部地掌握员工住宿情况等目的。让管理人员可以快速的添加宿舍信息、楼房信息、房间及床位信息，办理入住快捷、轻松统计入住报表、迁出报表、空床位报表等等。提升管理效率的同时也提升了数据的准确性。

系统简介

宿舍管理系统实现了企业宿舍管理工作的信息化、方便化、智能化，通过宿舍管理软件实现宿舍一系列档案数据登记、编辑、报表生成、查询、统计工作。软件采用B/S构架:采用Windows + Apache2.2 +Javascript+ PHP 5.2 + MYSQL构建服务器及前端页面，供具有授权权限的客户端用户访问。在使用上外网访问比较方便，客户端无需安装软件，软件的布署轻量化。本软件采用了定位于各大类型高校及分支机构常规需求，采用B/S结构设计,结合条码技术后，本系统可有效的提升宿舍整查盘点的准确性和及时性，降低宿舍管理的工作强度和难度。

(1)、B/S架构，完全基于Internet，系统操作、维护、升级简单。

(2)、界面简洁、操作简单的web界面，进入系统首页后，通过设置可以将操作员关注的某些主要数据指标通过柱状图、饼状图等形方式显示出来，一目了然。然后点击详情可以显示对应的详细数据。 

(3)、系统中的每一个菜单都可以进行权限分配，多人分权限协同操作，分工明确，工作效率高。

(4)、可建立多级宿舍组织结构，对总公司及下属子分公司所有宿舍资料统一管理，实现总部、分公司、各部门人员角色权限的分层级管理，分公司只能操作本公司数据，各分公司之间数据不能相互操作，总部可以访问下面各分公司数据。

(5)、用户可以任意组合查询条件，轻松查找您所需要的宿舍及系列信息。

(6)、强大的报表功能，用户可自由定制报表，以及报表打印。

(7)、整个系统密码采用不可逆的MD5加密算法，安全性高。

(8)、面向客户的模块化设计，系统扩展性强。

系统接口

KEASI宿舍管理系统接口便于用户在自己的工作地点借助显示器查寻和显示文件。该接口程序保证用户在解决宿舍问题时提供支持：构造提问式，输出文件的编辑。选择合适的输出格式，借助单个专业程序使文件编辑容易。方便宿舍管理员对宿舍繁杂事物的简易处理操作。

1、总部EHR系统：东策宿舍管理系统支持实时自动同步人员信息和组织架构；

2、KEASI宿舍管理系统设置，系统后台设置支持回写水电费扣款；

2、东策宿舍系统支持分公司现有的水、电费自动抄表系统并且能够直接提取数据；

3、钉钉系统：员工在钉钉常用功能中对宿舍损坏的设施进行报修；系统的提示信息可通过钉钉系统提醒。

系统结构

为了建立一个满足用户需求的宿舍管理系统，系统开发人员应在深入调查、详细占有材料的基础上，集中分析宿舍管理活动中信息运动的规律和存在的问题，研究如何改善信息流的运动，满足用户管理决策活动中的信息需求。因此要对调查材料进行加工、提炼，抽出其中是反映企业中信息运动规律的部分，把用户的需求转化成对信息处理功能的要求，以建立新系统的逻辑模型，为下一步的系统总体设计工作打好基础。

数据流程图是一种能全部描述信息系统逻辑模型的主要工具，它可以用少数几种符号综合的反映出信息在系统中的流动、处理、和存储情况。这个模型不涉及硬件、软件、数据结构与文件组织，它与对系统的物理描述无关，只是用一种图形及与此相关的注释来表示系统的逻辑功能，即所开发的系统在管理信息处理方面要做什么。因此，数据流程图是系统分析人员与用户进行交流的有效手段，也是所有后续工作，如系统设计的主要依据之一。 

数据流程图由四种基本成分组成：

① 外部项：指本系统之外的人或单位，它们和本系统有信息传递关系。 

② 加工：描述系统对信息进行处理的逻辑功能。 

③ 数据存储：逻辑意义上的数据存储环节。即系统信息处理功能需要的，不考虑存储物理介质和技术手段的数据存储环节。 

④ 数据流：表示流动着的数据，可以是一个数据，也可以是一组数据。 

此外，为了规范化系统开发流程，有必要给数据流程图上的每个元素编上相应的编号，并在编号之前冠以大写字母，以此来区分不同的元素。 

根据前面对东策宿舍管理的业务流程图的描述，从系统的科学性、管理的合理性、实际营运的可行性角度出发，采用结构化的分析方法，自顶向下对系统进行分解，导出了东策宿舍管理系统的系统关联图和各个模块的一览关联图。

系统关联图

本系统管理的主要模块是水电费管理和房间管理，在此基础上，所涉及到的外部实体有两个：入住人员、管理员；涉及到的数据流有六个：住宿协议、个人交费单、水电费单、发票、退房单、结余清单。确定了整个系统的外部实体和数据流后，把整个系统作为一个加工环节，由此绘制出东策宿舍管理系统的关联图。

登记模块

在宿舍管理信息系统中，登记、交费、水电费管理、房间管理和退房都可以详细规划关联图。具体分解规划内容如下图所示:

交费模块

入住人员需要进行宿舍交费，由入住人员根据收费单进行交费操作，交费后，开具交费发票；若出现欠费情况，则进行催费单整理，催促入住人员进行欠费交费，如图所示：

水电费管理模块

入住人员进行宿舍水电费计算核算标准，根据核算结果，以及根据房间人数，再进行房间水电费总结算。

房间管理模块

入住人员进行入住登记后，需要进行房间分配，分配相对应房间类型。如若进行房间调整也需要登记信息，以及及时同步更新房间变动数据。

退房模块

退房操作时，需要登记退房人员信息，以及房间信息的更新，退房时还需结算清入住人员的宿舍余额费用的系列操作。

系统功能

系统管理:

系统管理模块主要分四个：1、系统配置 2、初始化数据库 3、初始化楼房信息 4、分公司管理5、修改用户密码 6、管理员列表 7、添加管理员 8、审批角色管理 9、审批流程管理。

系统配置：

主要针对整个系统首先次的统一化操作完成：系统名称、系统网址、单 位名称、系统运行时间、登录公告、系统关键字等信息； 

系统高级参数设定：

只为方便系统前期调试及配置用，在系统正常开通后则会在配置中关闭该功能；

初始化数据库：

对系统开通时，设置初始化的数据库数据信息。

初始化楼房信息：

是对统一入住前包括：楼房所在地理位置、楼房栋号、要初始 化的楼房层数及楼房单元和楼房的房间宿舍信息的初始化编辑等，对所有标准楼房信息 的统一初始化。

管理员管理和考勤系统配置：

管理员管理部分即可以设置楼栋管理员，楼 栋管理员管理所管理楼栋的员工住宿情况。管理员管理也可以设置不同管理员的身份权限等级包括：用户登录、普通用户登录、用户密码修改、用户管理、用户权限划分、退出系统六个部分。

考勤系统配置：

东策宿舍管理软件具备和人脸考勤系统对接功能，根据企业设置的考勤时间，系统自动匹配，截至到晚上某个时间系统会根据考勤机数据发送晚归或者未归员工的信息到后台数据进行统一管理。通过这个配置设置，连接人脸考勤机，对考勤数据进行对接。 

用户登录：

实现系统管理人员登录,开放系统操作的所有权限，以及负责系统相关事宜和系统通知公告的发送。例如：当公司EHR有新增人员或离职人员发生时，系统要有信息公告提醒，告知公司宿舍管理员要及时进行信息更新。为了实现对宿舍管理业务进行全部整合，通过系统通知公告机制，实现了日常管理工作超越时间和空间的交流机制，很好提升宿管的工作效率。

普通用户登录：

实现一般管理人员登录，对系统指定权限进行相关操作。

用户管理：

实现系统管理人员授予或取消一般用户登录该系统的用户名和密码。

用户权限划分：

实现系统管理员授予一般用户的操作权限。针对于不同级别的管理员拥有不同的管理查询权限。例如：总部、分公司、各部门人员角色权限的分层级管理，分公司只能操作本公司数据，各分公司之间数据不能相互操作，总部可以访问下面各分公司数据东策宿舍管理系统。针对特色功能支持房态图查看，通过宿舍平面图对总、公司每一栋楼的房间住宿情况进行查询，也可以查看每个房间内的床位情况。查询时，设置不同级别用户的查询权限。

审批角色管理：

对宿舍系统需要审批操作的管理人员审批角色权限的统一管理，例如：有行政专员、宿管员等角色的管理。

审批流程管理：

对宿舍系统审批操作每个环节的流程管理操作进行统一管理。例如：有调宿流程、退宿流程、报修流程等宿舍系统操作流程。

密码修改：

实现所用用户的密码更改功能。

退出系统：

实现正常退出宿舍管理系统，以保障用户个人数据安全。

宿舍管理

宿舍管理包括：添加房间类型、 房间类型管理、 添加楼房地理位置、楼房地理位置管理、楼房登记、楼房信息、 新增楼房单元、楼房单元管理、添加房间信息、 房间基本信息、房态图查看、添加床位信息、房间床位信息、办理入住、入住信息、住宿信息导入、调房管理、迁出信息等功能。这些多功能的管理架构，很好提升宿舍管理的办事效率和准确性,减少工作的盲目性,对后勤管理具有重大意义。

楼房管理：

登记公司所有住宿楼情况。可以进行宿舍楼房添加与宿舍房间添加和进行楼房信息登记与管理。对应操作进入楼房查看宿舍房间基本信息，可以进行房态图查看，一览房间信息，房间所在地理位置、楼房栋号、楼房单元情况都可以清楚查看，以及房间内部床位的编辑，是否住满、房间类型、已住人数都可以实时查看，方便、准确。

宿舍管理：

登记公司所有宿舍以及宿舍操作的情况。支持对宿舍房源以自动或手工的方式进行批量分配，并需支持将宿舍源分配给总、分公司以及审核公司的分配结果的功能；同时，也能对员工具体的入住情况的信息进行管理和维护，当进人员入住情况查询时，查询表格支持直接打印。

宿舍编码：

KEASI支持总分公司宿舍可以根据公司编码系统后台对各公司的宿舍楼、楼层、房间、床位进行统一编码，进行区分，利于宿舍所有信息管理，以编号管理，简易、方便。

宿舍基本信息查询：

宿舍管理员可以按照楼栋号、宿舍号、宿舍类型、当前有无住宿人员以及住宿性别进行数据筛选等对宿舍基本信息的查询，详细记录着宿舍房间的所有信息容量，“序号、房间编号、房间类型、可住人数、已住人数、房间电话、住宿费用、入住、基本操作”等等，可以预览、查询、支持导出Excel。宿舍管理系统查询功能模块支持：

宿舍字典查询：

KEASI宿舍管理系统提供对房间类型、调动原因、住宿人员信息、外来访问人员信息等字典信息等信息的维护。

宿舍信息修改：

实现对宿舍基本信息的修改。例如：入住人员，入住人员数量、房间类型、住宿、调宿、退宿等其他宿舍情况变更，需要同步宿舍基本情况。

宿舍禁用、启用：

管理员可以对宿舍进行禁用操作，禁用后的宿舍将不能被分配给员工住宿；在进行禁用操作时如果该宿舍当前仍有人员住宿，将提醒用户，当前宿舍不能禁用；默认是启用，当公司需要特殊处理时，可以支持停用或禁用，在满足当前房间无人住时或调走该房间人员后才可以使用禁用功能。管理员可以将已禁用的宿舍重新启用。

宿舍内物品管理：

对所有宿舍内部原有公物（如空调、电视等）的录入，修改，查询等操作。

外来人员管理：

东策宿舍管理系支持对入住公司宿舍的外来人员信息的管理，对公司外来人员进行宿舍安排、退宿、调宿等日常宿舍管理功能,以及对公司外来人员住宿信息的维护和信息报表的生成。

迁出管理：

对入住的人员或者某一批人员进行迁出管理，例如：支持对公司批量退宿迁出的功能。

员工信息管理:

员工信息管理主要实现对入住员工所有操作处理，包括;添加部门信息、部门信息管理、添加人员信息、人员信息管理、人员信息导入等子模块。

添加部门信息:

添加公司人员基本信息：所属公司名称、上级部门、部门编码、部门名称、成立时间、部门负责人、录入时间和备注信息等详细信息，实现对部门信息的统一管理。

部门信息管理:

对部门信息的管理，包括：部门编码、部门名称等详细信息，部门信息详细到位。

添加人员信息:

是对人员信息的统一管理，进行添加人员信息时，主要包括：姓名、性别、身份证号码、部门、工号、岗位、入职时间、民族、门禁卡号、住址、以及是否常住等详细信息的添加，方便管理人员对入住人员信息的管理。

人员信息管理:

是对人员信息的统一管理，在人员信息管理栏中能够依据部门、宿舍号、房间号以及个人的基本条件，分别进行部门住宿情况统计信息、宿舍号住宿统计信息、个人住宿情况等信息的统计查询工作。依据宿舍人员信息管理情况提供的数据，可以帮助统计出可住人数、实际入住人数并计算出总入住率。

人员信息导入:

当有新的信息增加时，需要导入系统，进行更新，宿舍管理系统支持人员信息的批量导入。

员工基本信息录入：

实现员工基本信息情况的登记及宿舍的分配功能。

员工学期注册管理：

登记员工在公司期间每半年的宿舍缴费情况。

员工离司管理：

实现员工离司处理，注销该员工信息。

员工信息修改：

实现登记员工基本信息的修改以及员工宿舍变动修改。

水电费管理:

水电费管理模块包括：费用标准，水费、电费管理，网络费管理，房租费管理、统计报表、人员费用信息维护、员工费用查询等详细功能。需要进行“费用系统设置”主要包括：是否启用水电费free额度、水费free额度、电费free额度、网费free额度、计费日、开始计费日期是否在上一月以及计费需要根据季度设置标准。费用的合理设置，有助于后期查询等操作。然后进行【费用标准设置】设置费用的使用标准，包括：费用名称、单价标准（有月份和季度要求可供选择）、录入信息、录入人以及备注信息，方便报表的导出与打印，水费、电费、网费分别导出。进入【费用标准信息】进行查看，查看内容包括：水费、电费、网费的标准计费，帮助合理计费，解决宿舍费用信息处理功能。

电费登记:

主要包括：楼房栋号、计算时间、电费free额度、电费总金额、录入时间、备注等信息。费用的合理设置，有助于后期查询等操作。

水费登记:

主要包括：楼房栋号、计算时间、水费free额度、水费总金额、录入时间、备注信息等。

整体消费记录:

包括：公司名称、地理位置、楼栋房间号、起始时间、结束时间、水电费总额、每人天平均金额、每人天free金额、实际每人天缴费、实际总费用等详细信息在内。

个人消费记录:

从【整体消费记录】中可以看到整体消费情况，但东策软件设计专门为【个人消费情况】也有很好的管理，个人消费情况，利于个人水电费等详细消费情况的处理，包括：楼栋房间号、工号、人员姓名、身份证号、起始时间、结束时间、入住天数等消费记录信息，方便个人消费信息查询，以及需要报表打印。

水电费导入:

如需信息更新处理，可以水电费导入，根据水电费标准模板，分别实现导入，支持批量导入，及时更新和添加费用信息。

费用标准：

设置水费、电费、网费的标准，以方便统计使用。

水电费结算:

可以根据用户实际情况做对应的公式。KEASI宿舍管理系统：

① 能从分公司现有的水、电费自动抄表系统中直接提取数据，然后根据员工在宿舍的住宿天数和费用标准自动计算出每位员工需要承担的费用，形成水电费分摊表，超出部分可直接对接到EHR系统自动扣除金额；

② 分公司没有自动抄表系统的能够支持自动抄表功能，也能够通过excel表导入功能导入水、电、网费数据，然后根据员工在宿舍的住宿天数和费用标准自动计算出每位员工需要承担的费用，形成水电费分摊表，超出部分可直接对接到EHR系统自动扣除金额；

③ 可以设置每月入住不满指定天数的不予以分摊。

导入消费信息:

主要导入各项费用使用情况，支持上传文件，水电费和网费，分别按水费标准模板、电费标准模板、网费标准模板导入操作，详细记录留档。

资产管理:

资产管理主要是对固定资产和私有财产的登记处理。有利于维护和管理公司宿舍固定资产。

资产登记:

对于宿舍固定资产应该给以登记，能够自定义宿舍资产设备档案，登记资产的名称、数量、规格、单位、单价等基本信息。在进行资产登记的时候，可以根据需要进行操作，例如：各分公司根据总部宿舍资产配置标准，勾选适合本公司的固定资产配置内容，然后批量分配给不同的宿舍，也能够对单个宿舍选择个性化的资产配置，系统能够记录资产配置的时间数。在进行登记分配资产时，管理人员可以根据宿舍资产分配颜色标记进行具体登记分配操作，当宿舍资产达到标准时显示绿色，缺少某种配置时显示为黄色，可以依据资产分配标准进行添加分配补充。这样操作设置方便日后管理，各个房间的固定资产作为宿舍成员，应该给以爱护。宿舍分配的管理人员应该仔细做好数据登记工作。

固定资产信息:

主要方便于查看和维护、更新，根据详细各个房间编号固定资产信息登记，系统能够统计出每个宿舍、每种资产的的资产配置情况，并且自动以报表格式呈现，在系统中也可以根据系统字段自定义其他各公司和部门的资产管理情况，查看报表格式，便于查询和修改操作。

报修登记:

当宿舍财产或者是楼房共同财产损坏影响企业人员正常生活时，登记财产报修情况，便于宿舍管理与财产的管理，员工在钉钉常用功能中和PC端对宿舍损坏的设施或水电暖情况进行报修，报修单可直接发给指定的维修人员或人员组，维修人员接单处理完毕后可以直接进行回复，同时系统应对这些数据进行记录并可查询统计。员工报修后，对应的宿舍自动变为红色，双击可显示具体报修情况，也能够统计出当时所有宿舍报修情况清单。系统能够统计出某时间段内各个宿舍或每种资产的公司和集团级维修记录台账。管理员可以根据需要查询的条件，查找出未完成的报修单，根据需要可以进行查询结果打印。查询结果包括各项详细信息：姓名、工号、联系方式、宿舍号、报修内容、以及维修人员进行维修后的信息完善（维修人员姓名、联系方式、维修是否完成）等信息。

维修登记：

实现对楼房宿舍维修的登记管理。是极大地为宿舍成员安全考虑，便于查询和登记，拒绝安全隐患。来访者登记，可以很好提高宿舍的安全管理，详细登记：来访者姓名、性别、来访房间号、来访时间、所寻人、来访缘由等信息，登记好信息，确认没有疑虑后方可实行访问。系统自动生成报表，支持来访登记操作统一管理。

来访人员列表:

是对来访人员的信息的预览、查询等功能的使用，可以详细的查看来访人员的信息以及来访时间，系统支持按日期、楼栋号等查询条件进行出入登记管理的查询，也可以按列表方式呈现，支持列表式打印。

报表管理:

KEASI宿舍系统报表管理模块包括：预警累报表打印、导入报表类打印、查询类报表主要三大模块报表打印功能。报表是数据库应用程序设计中非常重要的一部份，数据库应用程序通常都要生成报表，并且把所需信息打印出来，方便用户存档等得方面上的管理。以下为该模块下面的部分各个小模块的详细设计。

宿舍交费情况报表管理:

该模块实现的是对员工每学期所交纳住宿费的一个详细情况的查询。在员工提交辞职准备离开公司时可以通过该功能模块来查询一下，哪些人员还欠有公司住宿费，在其交清之前将不准其离开宿舍，已交清的人员就可以进行离司手续的办理了。 一般来说我们真正需要并且有用的信息就是未交清住宿费的员工清单，在员工离开时可以通过此单来收取员工补交的住宿费等。